Excel es el pasado, sistemas de ERP el futuro

Publicado 13/05/20

Los programas Enterprise Resource Planning[1], mejor conocidos como ERP, son softwares que se hacen cargo de diversas operaciones internas.

Los ERP nacieron durante la Segunda Guerra Mundial con la finalidad de manejar datos confidenciales, pero fue hasta la década del 2000 cuando su uso comenzó a propagarse en las empresas e industria.

Actualmente, los ERP son mayormente utilizados por grandes compañías y multinacionales que requieren tener actualizados y en tiempo real todos los datos que las hacen funcionar. Desde gestión de recursos humanos, como pagos y datos de empleados, hasta visibilizar el control de venta. Los ERP permiten además que la información esté disponible cuando sea requerida, pues la actualización es constante y está interconectada entre las diversas áreas de una empresa, lo que mejora el tiempo de respuesta en la toma de decisiones, por ejemplo, de compras, al conocer el estado real del stock.

Un ERP funciona con diversos módulos interconectados y personalizables según las necesidades que se presentan. El sistema ERP toma en cuenta que una empresa se compone de diversas áreas que manejan datos propios pero compartidos con el resto.  Así, un ERP puede gestionar la información de ventas, compras, cadena de suministro, contabilidad, almacenaje y recursos humanos, por mencionar algunos.

 A pesar de los beneficios de ahorro de tiempo y recursos que proporciona la implementación de los ERP, el uso no se ha extendido a las medianas y pequeñas empresas que continúan utilizando Excel para almacenar su información.  Aunque el uso del programa de Office es funcional para gestionar mínimas cantidades de datos, con el tiempo terminará siendo insuficiente, sobre todo cuando una compañía comienza a crecer.

Uno de los motivos por el que una empresa mediana o pequeña no adquiere un sistema ERP es la creencia de que el costo de este tipo de software es elevado, sin embargo, al ser programas flexibles y ajustables se puede elegir o programar únicamente los módulos que la operación requiere, por lo que los precios son muy variables.

A diferencia de Excel, los ERP no presentan desventajas como la incompatibilidad entre dispositivos o sistemas operativos, no ocupan memoria en los equipos ya que se puede almacenar información en la nube; son más seguros porque no presentan cierres inesperados y no se pierde información, además, permite identificar cuándo se ha modificado la información y quién lo hizo[2].

Otro de los puntos a favor del uso de los ERP es que su manejo es intuitivo y se puede programar para que tareas repetitivas, como la facturación, se realicen de forma automática, lo que ahorra tiempo y esfuerzo a los trabajadores.

Cambiar el uso de las hojas de datos por un ERP es una transición que simplificará los procesos de gestión. Si se gasta demasiado tiempo en unificar los datos de distintas bases antes de poder dar cifras exactas sobre alguna gestión de la operación es momento de evolucionar a los sistemas de planificación de recursos empresariales.

 

[1] Sistema de planificación de recursos empresariales.

[2] Teresa Soto, “Excel vs Sistema ERP para administrar tu empresa ¿Cuál es mejor?” en ClickBalance.com